MEMO
Apa itu memo?
Memo atau memorandum
adalah :
o
Sebuah
dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi didalam organisasi,memo biasa nya
pendek dan berisi untuk,dari,tanggal,perihal dan isi pesan
o
Memo
tidak harus ditandatangani oleh pengirim, terkadang pengirim menaruh nama nya sebagai
tanda yang terletak di akhir memo paling bawah untuk informal/bersahabat,atau
pengirim menaruh nama lengkap agar lebih formal. Jika ragu ikuti prosedur yang
ada di perusahaan.
Kenapa
harus menulis memo ?
Memo digunakan dan
diperlukan ketika email atau pesan tidak cocok dikondisi tertentu, contohnya :
jika kamu mengirimkan sebuah objek,seperti buku atau kertas yang harus
ditandatangani langsung oleh internal/bagian dalam kantor, kamu dapat
menggunakan memo sebagai catatan untuk menjelaskan kepada penerima apa yang
harus dilakukan.
Bagaimana
cara menulis memo ?
Memo harus memiliki
beberapa bagian dan isi berikut ini :
1.
‘Kepada’ berisikan nama
penerima yang dituju.untuk memo tidak formal, penerima memo memberikan nama misalnya untuk andy’,itu
sudah cukup. Selanjutnya , untuk memo yang formal menggunakan nama lengkap
penerima. Jika penerima dari department lain maka harus menggunakan nama
lengkap serta nama departmentnya. Penggunaan nama lengkap tidak harus
menggunakan Tuan,Nyonya atau Nona kecuali memo yang dibuat adalah sangat
formal.
2.
Bagian
‘Dari’ berisikan nama pengirim. Untuk memo tidak formal,nama si pengirim
seperti ‘Dari : Bil’ itu sudah cukup. Untuk memo yang formal penggunaan nama si
pengirim harus menggunakan nama lengkap. Jika penerima berasal dari department
lain maka gunakan nama lengkap dan nama department. Biasanya,penggunaan nama
tersebut tidak harus disertakan nama tuan,nyonya atau nona kecuali memo yang dibuat
adalah sangat formal.
3.
Bagian
‘tanggal’ , untuk menghidari kekeliruan antara gaya bahasa british
dan amerika dalam sistematika
penanggalan maka penulisan bulan menggunakan kata atau sebuah singkatan
seperti ‘january’ atau ‘jan’.
4.
Bagian
‘perihal’ .
5.
Isi
pesan
Terkecuali memo adalah
sebuah catatan singkat, memo yang terorganisir dan baik harus mengikuti isi
berikut ini :
a)
Situasi
: sebuah pendahuluan atau tujuan memo.
b)
Masalah
(tambahan) : contohnya “sehubungan dengan pemindahan kantor baru di Kowloon Bay,pekerja
memiliki kesulitan untuk mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang”.
c)
Solusi
(tambahan) : contohnya “penyediaan mesin microwave/mesin oven di bagian dapur
maka staff dapat membawa bekal makanan mereka sendiri dan menghangatkan kembali
makanan mereka”.
d)
Aksi
: seperti halnya dengan solusi atau sebagai dari bagian solusi kebutuhan si
penerima untuk dilaksanakan,seperti ‘kami sagat berterima kasih jika kamu mengizinkan
kenaikan sebesar $3000”.
e)
Kesopanan
: untuk menghindari penolakan si penerima untuk mengambil aksi / tindakan yang
kamu inginkan,hal itu sangat penting untuk mengakhiri dengan sebuah kata sopan
misalnya, “sekali lagi,terima kasih untuk bantuan nya” atau tidak lebih formal nya seperti “Terima kasih”.
6.
Tanda
tangan
(hanya tambahan).
